BPMとは

BPMとは

BPM(ビジネスプロセス・マネジメント)は、業務プロセスのPDCAサイクルを回して業務の成果を上げるための、新しいアプローチです

実態に即した仕事のやり方を自ら設計・構築し、適用しながら改善する

BPMは、業務プロセスのPDCAサイクルを回して業務の成果を上げる

ビジネスプロセスの可視化・再設計
プロセスをチームで共有化し、実行
実績データを分析し、自ら日々改善
業務の進行状態を常時モニタリング

業務プロセスのPDCAサイクルを廻す技術:BPMNとBPMシステム

業務プロセスの表記法BPMNと、業務プロセスを実行・管理するBPMシステムは、業務プロセスのPDCAサイクルを回すための技術です。

BPMN:(Business Process Model & Notation (BPMN))

BPMNは、業務を実行する際に、関係者が共通に理解しておくべき、仕事の始め方、役割分担、各担当の仕事内容、お客様とのやり取りなどのフローを記述する手法です。国際標準(ISO19510)になっています。

なお、BPMNのモデリングには詳細度によってレベルが有ります

レベル1
(記述モデル)
業務実務者の合意形成や、システム構築者に必要な情報を伝える道具として使用します。数少ない記号と注釈文によって、だれでも簡単に作成できて、分かり易い表記です。
レベル2
(分析モデル)
業務プロセスをBPMシステムなどのITで実現するための設計情報として、業務の統制や例外処理などを記号で表します。使いこなすには、専門的な学習と経験が必要です。

→ 用語集リンク

BPMN

BPMシステム:(Business Process Management System)

BPMシステムは、業務プロセスの実行・管理を支援する情報システムで、PDCAサイクルの全てのフェーズをサポートします。

Plan
業務プロセスの設計と、画面作成、基幹システム連携など業務アプリケーションを作る
Do
業務の始まり(例えば注文受付)から完了(例えば商品受領確認)までの業務リストを生成し、担当者に割り振り、業務画面を提供し、進捗管理を行う
Check
案件一覧、個人別業務実績、業務分析、業務ノウハウの登録など、業務振り返りを支援する
Action
業務案件毎の実績詳細分析やシミュレーション機能を提供し、改善検討を支援する

→ 用語集リンク

BPMシステム

BPMSは、BPMを実行するためのシステムの総称です。
上記の表現はあくまで傾向を示すもので、販売されているBPMシステムが全て機能を備えている、あるいはこれ以外の機能が無いことを説明するものではありません。

BPMについてよくある質問

Q1
BPMとは、何ですか?
A
BPMは、業務のプロセス(手順、役割分担、ルール)を、役割分担している関係者で共有することで、日々の業務の成果を向上させる経営手法です。 

この手法は、主に以下の3つから構成されています

  1. 業務のプロセスを可視化・設計する手法
  2. 業務のプロセスを実行・管理する情報システム
  3. 上記に基づく業務改革の活動体系
  1. 業務のプロセスを可視化・設計する手法は、様々にありますが、日本BPM協会では、BPMNという国際標準のプロセス表記法を中核にプロセス設計をする手法をご紹介し、トレーニングプログラムやガイドをご提供しています。
  2. 業務のプロセスを実行・管理する情報システムは、一般にBPMシステム(又はBPMS)と呼ばれており、可視化・設計した業務プロセスを実行支援・進捗管理する情報システムです。多くのITベンダーが優れたパッケージシステムを提供しています。
  3. 業務のマネジメント活動は、PDCAサイクルが基本です。日本BPM協会では、これを、企業の中で組織的に取り組むための活動体系として、BPM推進フレームワークを作成して、ガイドブックやセミナーでご紹介しています。
Q2
BPMを導入する経営的な狙いは何ですか?
A
BPMは、正確で効率的な業務を作り上げるという短期的な成果が狙えるとともに、企業体質づくりとして、経営環境の変化、業務課題を察知し、現場主導で業務改善を迅速に行える組織能力をつける効果があります。 

BPMアプローチでは、ミドルや現場が事業やサービスと業務のあり方を効果的に議論し、やり方を決定し、実行し、実績を見ながら改善するというPDCAサイクルが定着化することにより、現場力の強化が図られます。

今や企業経営では、事業モデルや経営モデルの実現にITが当たり前に活用されています。しかし、経営成果をだすには、ミドルや現場がこれを使いこなし業務そのものを改革する能力がより問われます。
BPMは、戦略に基づきビジネスモデルを変革する組織能力を養い、俊敏な業務改革を推進します。

Q3
BPMとBPRはどういう関係ですか?
A
BPRは、1990年代に提唱された業務改革手法ですが、当初、その主たる目的は基幹システムの再構築と組織のフラット化による効率化とスピード化でした。その後、ITはどんどん進化を遂げ、基幹システム回りの業務だけでなく、フロントオフィス業務のシステム化にも適用できるようになりました。BPMは、このフロントオフィス業務を中心にした現場業務の標準化、ナレッジ化、システム化を図るものです。つまり、BPMは、BPRの実践手法という関係です。
Q4
BPMはどのような場合に適用されますか?
A
BPMは様々な業務改善・改革活動に適用できますが、主に3つのテーマに適用します。 

  1. 業務の改善
  2. サービスや営業活動の改善
  3. システム再構築
  1. 業務の改善は、特に、複数の部門や業務システムにまたがって行う業務において、業務を担う関係者が仕事の手順や状態、やり方を共有し、チームワークを発揮する場合に向いています。
  2. サービスや営業活動の改善では、特にカスタム要望やクレームなどお客様の要望が様々なときに、その内容に合わせて的確な対応を行うため業務の手順や内容を、迅速かつ正確に実行する場合に向いています。
  3. システム再構築においては、業務プロセス毎のシステムへの要求を定義したり、実際に業務プロセス単位でシステムを構築する場合に適用します。基幹DBシステムそのものを構築する手法ではないことに注意が必要です。
Q5
BPMはITツール、開発ツールではないのですか?
A
そのように説明されている場合もありますが、日本BPM協会では、BPMを、業務プロセスの可視化・実行・改善といったPDCAサイクルを回し、業務課題の解決と、その組織能力を形成する経営手法としてご紹介しています。 

ただし、Q1で述べましたが、BPMの特徴の一つは、業務プロセスの実行・管理にBPMシステムの利用するところにあります。このBPMシステムは、ITツールであり、開発ツールです。

Q6
BPMは、情報システム部門が取組むことですか?
A
BPMの対象は、フロントオフィス業務等の組織の中核的な業務を実行する仕組みや仕掛けを作ることですから、主役は、ライン・現場です。情報システム部門はBPMの実践に必要な環境や、構築支援、運用支援をします。ライン・現場と情報システム部門は、それぞれに重大な役割を持っているのです。
Q7
BPMNを、業務の現状分析に使うメリットは何ですか?
A
企業が、組織的に業務の改善やシステムの要件定義の手法に利用する上での主たるメリットは、以下の通りです。 

  1. 関係者の知恵を集め、合意作りをすることに適している
    業務の現状と改善課題、目指す姿などを関係者で共通認識するための表現方法として優れています。
    BPMNには、検討の目的や関係者の経験に応じた表記レベルの設定や、全体を見渡したり部分を詳細に検討するための階層化の考え方が適用されています。したがって、様々な知見を集めたり、細かな部分の変更、新しいアイデアの組み込みなどを、関係者の相互理解の中で、スピーディに検討することができます。
  2. 人材を育成する環境が整っている
    BPMNはISO19510になり、解説書やセミナーが充実してきておりますので、活動の関係者に必要な習得レベルに応じた教育を行うことができます。また、既に、使いこなせる技術者や対応するBPMシステムが充実しており、必要に応じて外部連携、共同作業プロジェクトを作ることもできます。
  3. 現場主導の要件定義とシステム構築への連動ができる
    BPMNは、業務プロセスを詳細に記述することができるので、システム構築のための業務要件定義手法として、有効です。さらには、現場主導で作成した業務プロセスのモデル図を少ない負荷でシステム構築につなげることができます。限られた業務改善・システム化プロジェクト予算を有効に活用することができます。
Q8
BPMシステムは、ERPが進化したものですか?
A
BPMシステムは、フロントオフィス業務での注文処理など、一件毎の仕事の始まりから終わりまでのプロセスを設計し、実行管理するITツールです。ERPは、データベースを中心に大量のデータを一括で処理する機能を中心にしたITツールなので、そもそも適用対象が違います。
Q9
BPMシステムは、承認・決裁ワークフローシステムと利用目的が違うのですか?
A
BPMシステムは、承認・決裁もできますが、むしろ業務の主目的、例えば見積り金額を算出して価格を決める、クレームに対して組織を越えて検討し対応するなど、業務担当者が行う仕事そのものの実行画面、判断支援、業務進捗管理、チームコミュニケーションなどを行うことを目的としたシステムです。
Q10
BPMの必要性や効果も理解し、「ITを使って業務をより良く変えてゆく」のは良さそうなのですが、具体的な成果や担当者の負荷、長期的な進め方などのイメージが湧いてこないので、企画がなかなか進まないのですが。
A
まずは、関連するセミナーを受講されることをお勧めします。ただ、自分の組織では具体的にはどうなるのかは、自らが体験して見ないとイメージが湧かないものです。具体的なイメージが湧かない方々ののために、日本BPM協会では、「小さく始めるBPM」という活動をお勧めしています。関心あるメンバーを巻き込んで、小さく始めて体験して見ることで、実感が湧き、展開のシナリオを描くことができます。
詳しくは下記リンクをご覧ください。

→ 小さく始めるBPMへ

Q11
BPMを推進することは会社方針として検討が進んでおり、今後、本格的な社内提案をしていきたいのです。でも具体的な推進手順がわからない、またマンパワーが不足しています。 

日本BPM協会にはどのような支援があるのですか?

A
どこの会社も間接部門の人員が減らされ、かつ明確な数値目標を達成しなくてはならないため、目の前の仕事に追われていると思います。現場部門の課題や間接部門そのものの課題も解決を支援・実施することが難しい状況にあると思われます。日本BPM協会は、組織的な取り組みの企画支援とと共に、不足するマンパワーも補う形でもご支援していきます。
詳しくは下記リンクをご覧ください。

→ 本格的BPM推進のご支援

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